Toplantı gündemi yönetici tarafından hazırlanır. Gündemde toplantı da konuşulacak konuların bir listesi hazırlanır.
Toplantının yeri, saati, zamanı ilk toplantıda gerekli çoğunluğun sağlanamaması halinde ikinci toplantı gündemi hangi günde, hangi saatte ve nerede yapılacağı belirtilmek zorundadır.